Передача документів організації в архів

1. Процес передачі документів
2. Вимоги для обробки документів
3. Нюанси передачі в архів
4. Послуги з передачі документів до архіву
5. Видача документів за запитом
6. Виникли питання? Дізнавайтеся по телефону +7 (495) 920-82-91

Сучасне стан справ такий, що будь-яка компанія або організація має справу з великою кількістю всіляких документів. Різні рахунки, квитанції, договору, пріходнікі, постанови, укази, розрахункові документи, звіти та інші папери накопичуються на робочих столах.

Процес передачі документів

У разі передачі документів організації в архів всі документи підшиваються в тому і здаються в архів. Передача документів організації в архів може проводитися як всередині компанії, так і за її межами - в архівні служби. До того, як потрапити в архів, документи (або справи) проходять завершальний етап в документационном обороті - підготовку до здачі в архів.

Вимоги для обробки документів

Підготовка документів для відправки в архів проводиться згідно загальнодержавним вимогам, які викладені в документах Росархіву. До архіву організації або іншу структуру, яка надає архівні послуги, надходять справи після того, як минув рік з моменту завершення їх діловодства. При цьому не грає ролі - чи надходять документи на тимчасове або ж на постійне зберігання.

Нюанси передачі в архів

Є деякі нюанси. Так передача в архів документів на тимчасове зберігання (до 10 років включно) залишається на розсуд керівних осіб організації. Керівництво заздалегідь стверджує графік, з дотриманням якого і проходить передача справ в архів. Надходять справи згідно описам і номенклатурам. На документи додаються реєстраційні картки, якими поповнюють архівний довідковий апарат.

Послуги з передачі документів до архіву

Ми надаємо послуги з передачі документів в архіви, а саме:

• консультація по здачі в архів;
• науково-технічна обробка справ згідно з усіма встановленим стандартам;
• складання всіх необхідних облікових документів для здачі в архів;
• стандартний палітурка документів;
• знищення документів не підлягають передачі;
• зберігання документів що не вдаються;
• узгодження з міським або державним архівом;
• здача документів в архів.

Видача документів за запитом

Якщо виникає необхідність повернути якісь документи для використання, то про це заявляється в архів, і там оформляють видачу запитуваних документів для тимчасового користування. На кожному примірнику річного розділу описів завідувач архіву ставить розпис разом з датою прийому та кількістю прийнятих документів. Підрозділ-здавач отримує один примірник річних розділів описів, в той час як інші дублікати залишаються в архіві. У загальному і цілому, щоб підготувати справи до здачі в архів необхідно під чуйним керівництвом співробітників архіву провести експертизу практичної і наукової цінності паперів, оформити справи, скласти опису.

Виникли питання? Дізнавайтеся по телефону +7 (495) 920-82-91

або надішліть запит на [email protected]